Municipalidad de Pueblo Libre - Portal de Transparencia
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Secretaría General

Gerencia

La Secretaria General es el órgano de apoyo encargado de programar, dirigir, ejecutar y coordinar el apoyo administrativo del Concejo Municipal y la Alcaldía; asimismo se encarga de supervisar la gestión documentaria y archivística de la Municipalidad, así como las actividades de los fedatarios y todo aquello relativo a la celebración de matrimonios civiles.

La Secretaria General depende funcionalmente y jerárquicamente del Despacho de Alcaldía.

Funciones:

  • Desempeñar las funciones de Secretario del Concejo Municipal conforme lo establecido en el Reglamento Interno del Concejo.
  • Supervisar las actividades de apoyo administrativo al Concejo Municipal y coordinar la tramitación de la correspondencia externa del Concejo Municipal y de la Alcaldía.
  • Proponer la designación de los fedatarios de la Municipalidad, así como evaluar su desempeño.
  • Canalizar las propuestas provenientes de la Gerencia Municipal, para su remisión y estudio por parte de las Comisiones de Regidores y su posterior inclusión en la Agenda de las Sesiones del Concejo Municipal.
  • Atender las solicitudes de acceso a la información institucional, en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Nº 27806.
  • Cumplir con las funciones de promoción y difusión del Código de Ética de la Función Pública de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley Nº 27815 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM.
  • Administrar y custodiar los dispositivos que emitan los órganos de gobierno de la Municipalidad y velar por el cumplimiento de las formalidades relativas a la expedición de las resoluciones que emitan por delegación, las unidades orgánicas, así como su custodia.
  • Certificar las Resoluciones y Decretos de Alcaldía; Acuerdos y Ordenanzas que se emitan, y gestionar su publicación en el Diario Oficial “El Peruano” y en el Portal Institucional cuando corresponda.
  • Certificar las copias de los documentos que obran en el Archivo Central, así como de los documentos y expedientes en trámite.
  • Ejecutar las demás funciones que se le establezcan en el Reglamento Interno del Concejo (RIC).
  • Planificar, coordinar y supervisar las actividades de los sistemas de trámite documentario y archivo.
  • Coordinar con el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil o la Superintendencia Nacional de Registros Públicos todo lo relacionado a la anotación marginal y/o inscripción de la Resolución de Alcaldía que dispone la disolución de vínculo matrimonial (divorcio ulterior), según corresponda.
  • Coordinar la agenda de los señores Regidores con relación a los requerimientos de los vecinos e instituciones.
  • Efectuar matrimonios civiles conforme a Ley, así como todas las acciones administrativas relacionadas a dicho acto.
  • Comunicar oportunamente las citaciones y agenda de las reuniones de las comisiones.
  • Identificar los requerimientos de apoyo administrativo que requieran los señores Regidores en el ejercicio de sus atribuciones.
  • Proyectar los dictámenes que requieran las Comisiones de Regidores.
  • Coordinar y tramitar la documentación interna que soliciten los Regidores para el mejor desempeño de sus funciones.
  • Coordinar con la Gerencia de Administración Tributaria para absolver los requerimientos derivados de apelaciones y quejas provenientes del Tribunal Fiscal.
  • Cumplir con las demás funciones delegadas por el despacho de Alcaldía o aquellas contenidas en otras normas vigentes.

La Secretaría General para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la siguiente unidad orgánica:

  • Subgerencia de Gestión Documental

Subgerencia de Gestión Documental

La Subgerencia de Gestión Documental es la unidad orgánica responsable de programar, conducir, controlar y coordinar todos los sistemas administrativos referidos al trámite documentario y el archivo en la institución, de conformidad con la política municipal y la normatividad vigente.

La Subgerencia de Gestión Documental está a cargo de un funcionario de confianza con nivel de Subgerente, quien depende funcional y jerárquicamente de la Secretaría General.

  • Programar, dirigir, ejecutar, coordinar, controlar y evaluar las actividades del sistema de trámite documentario y del archivo general de la Institución, de acuerdo con los dispositivos vigentes.
  • Administrar la Mesa de Partes Central de la Municipalidad y las Mesas de Parte descentralizadas que se implementen, de conformidad con las disposiciones contempladas en la Ley del Procedimiento Administrativo General Nº 27444.
  • Ejecutar los procesos técnicos de los sistemas de trámite documentario y del archivo pasivo de la Institución; orientando y atendiendo al público usuario, sobre los servicios que se ejecutan, en su ámbito de competencia.
  • Organizar, coordinar y desarrollar las actividades referidas a la recepción, registro, clasificación, distribución y control de la documentación que emite y recibe la Institución; así como certificar las copias de los documentos que requiere el usuario.
  • Administrar la información del Sistema de Trámite Documentario y en su oportunidad del Sistema de Archivo y tramitar la correspondencia externa de la Alcaldía, Concejo Municipal, Gerencia Municipal y Secretaría General.
  • Ejecutar el proceso de digitalización de documentos, según disponibilidad de recursos técnicos y logísticos y ejercer su administración y Proponer las políticas de carácter general sobre la gestión documentaria y archivística de la Municipalidad.
  • Brindar orientación técnica a las unidades orgánicas en materia de trámite documentario y archivo y administrar el Archivo Central de la Municipalidad, aplicando procesos técnicos de archivo
  • Supervisar el funcionamiento de los Archivos Periféricos dependientes de otras Unidades Orgánicas formalmente instalados en la Municipalidad.
  • Cumplir y supervisar el cumplimiento de las normas y directivas que emite el Archivo General de la Nación.
  • Proponer la documentación sujeta al procedimiento de Eliminación ante el Archivo General de la Nación.
  • Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la superioridad en materia de su competencia, y con las señaladas en la Séptima Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.